Loading...
Dokumentne rešitve2018-09-29T10:00:47+00:00

Project Description

Digitalna pretvorba in upravljanje z dokumenti ter e-hramba

Vsak dan se vedno več pogovarjamo o digitalnih dokumentih, večina jih skenira in pošilja po e-pošti, vendar več kot to, uporablja redko kdo. Zagotovo je vsakomur jasno, da se sodobno poslovanje zelo intenzivno odvija prav v to smer. Večina naših strank pravi, da se bo treba tega lotiti resno, vendar jih je malo, ki vedo kako se tega lotiti.

Mi se s tem intenzivno ukvarjamo že dve leti, nadgrajujemo naše znanje, testiramo strojno in programsko oprem, nedavno pa smo tudi uspešno opravili preizkuse znanja pri Arhivu RS.

Kako se torej lotiti takšnega projekta…

1. PREGLED IN PRIPRAVA STROJNE OPREME

Pri naročniku pregledamo naprave in ugotovimo katere so ustrezne za primeren zajem dokumentov v digitalno obliko. V kolikor ugotovimo, da takih naprav ni, predlagamo če je jih je možno ndgraditi tako, da so ustrezne, v kolikor tudi to ni možno predlagamo najprimernejše naprave za potrebe naročnika. Vse naše zmogljivejše večnamenske naprave omogočajo tudi mrežno skeniranje. Zaradi tega so takšne večnamenske naprave ali čitalci dokumentov (skenerji) prava osnova za digitalno pretvorbo dokumentov, saj poleg te funkcije omogoča tudi tiskanje, kopiranje in včasih tudi faxiranje, vse na eni napravi.

2. PREGLED OZ. NAČRTOVANJE DELOVNIH PROCESOV

Dejstvo je, da za začetek vsi začnemo z najosnovnejšimi možnostmi, na primer, poskeniramo dokument in ga pošljemo po e-pošti. To je v zadnjem času postalo pravzaprav že vsakdanje opravilo, vendar pa je smiselno (kmalu pa bo postalo nujno) prestopiti na naslednji nivo in s poskeniranimi dokumenti upravljati organizirano, smiselno. Nenazadnje morajo biti dokumenti poskenirani v ustrezne formate, ki bodo kasneje pripravljeni na certificirano uporabo, drugače bomo vse skenirali ponovno ali na drug način pretvarjali dokumente v ustrezno obliko. Pri vsemu temu vam lahko intenzivno pomagamo tako s strojno opremo, programskimi rešitvami kot z našim znanjem.

3. NAČRTOVANJE ZAJEMA IN UPRAVLJANJA Z DOKUMENTI

Logičen naslednji korak od te osnovne uporabe pa pomeni profesionalno programsko rešitev, ki zna s tako pripravljenimi digitalnimi dokumenti ustrezno upravljati. Torej, vedno vam mora kar v najkrajšem času poiskati dokument, pa naj bo po datumu, številki, znesku, partnerju ali kakšnem drugem podatku, ki ga mora pravilno pripravljen digitalni dokument vsebovati. Tem podatkom, ki so navidez nevidno “prilepljeni” na dokument pravimo meta podatki. Več ko jih dokument vsebuje, po večih kriterijih potem ta dokument najdemo.

Prav tako mora vsak tak dokument vsebovati časovni žig, ki skladno z zakonodajo zagotavlja natančno mejo ločnico med fizičnim in digitalnim dokumentom. To bo še posebej pomembno takrat, ko se odločimo preiti na zakonsko skladno brezpapirno poslovanje. Naslednji pomemben element, ki ga mora vsebovati digitalni dokument pa je tudi digitalni podpis, saj brez tega takšen dokument ni verodostojen. Ko boste tako pripravljen dokument nekega dne poslali nekemu vašemu partnerju, ki že ima popolnoma urejeno elektronsko poslovanje, bo le takšen dokument tudi sprejel v svojo nadalnjo uporabo in ne bo potreboval fizičnega dokumenta v papirni obliki.

4. SISTEM ZA UPRAVLJANJE Z DOKUMENTI

Ko bomo vse dokumente pravilno zajemali in jih povezali v sistem za upravljanje z dokumenti, bo ta za vedno naša centralna programska rešitev za iskanje, deljenje, uporabo dokumentov iz arhiva za delo, pošiljanje ter tudi tiskanje. Vedno pa bo zagotovljena popolna sledljivost tako dokumentov, kot kot tudi uporabnikov, ki bodo te dokumente pregledovali, pošiljali ali počeli kaj drugega.
Vsak dostop, uporaba, tiskanje, pošiljanje in karkoli drugega je namreč v sistemu zabeležen na način, kdo, kdaj iz kje in kaj je počel (revizijske sledi). Tudi če nekdo dokument spremeni (v kolikor je to omogočeno) ali ga pobriše iz sistema, bo za vedno ostala revizijska sled o dokumentu. Na ta način je poskrbljeno za popolno varnost in kontrolo nad uporabo dokumentov. Seveda pa lastnik ali drug upravitelj v podjetju lahko določi, kdo sploh ima dostop do katerega dokumenta in do katerega nivoja, istočasno pa tudi določi kateri uporabniki morajo na dokumentu kaj izvesti (na primer: ga pregledati, odobriti ali zavrniti, ga poslati v nadalnjo obdelavo, itd).

Nudimo vam več programskih rešitev oziroma sistemov za upravljanje z dokumenti, ki so dodobra preizkušeni in zagotavljajo vse zakonsko predpisane postopke in varnost.
Za večja podjetja najbolj pogosto uporabimo rešitev ThereforeTM ali Docuware®. Razlikujeta se po logiki potrjevanja pravil delovnega procesa, ter po uporabniškem vmesniku. Prva deluje bolj na opisni način vnosa nalog, druga pa bolj po principu uporabe štampiljk. Torej, uporabnik ki ima določeno nalogo, katero mora opraviti na dokumentu, po zaključku na dokument pritisne navidezno “štampiljko”, katera sporoča naslednjemu uporabniku v vrsti delovnega procesa, kaj je na dokumentu že bilo opravljeno in kaj je potrebno za nadaljevanje. Mnogim je ta način bolj všeč, ker je na prvi pogled vidno kaj se je z dokumentom dogajalo, poleg tega pa je nekako bližje klasičnemu rokovanju z dokumenti v fizični obliki.

Pred nedavnim pa smo podpisali pogodbo z nemško razvojno – programsko hišo Applord. Najbolj pomembnen razlog je cena. To je edina programska rešitev, ki zagotavlja vse funkcionalnosti velikih in bistveno dražjih sistemov, ker pa je cena izredno ugodna je idealna rešitev za mala podjetja, odvetnike in notarje.
Vzpostavitev sistema ecoDMS (instalacija na strežnik, vzpostavitev klientov, baz podatkov in osnovne klasifikacijske nastavitve) z licencami za tri uporabnike se pri tej rešitvi začne že pri približno 600 EUR vrednosti!

5. VARNA IN AKREDITIRANA E-HRAMBA (TRAJNI ARHIV)

Najbolje je, da sistem vedno deluje v lokalnem omrežju, torej na lokalnem strežniku, saj je na ta način zagotovljena najvišja hitrost dostopa do dokumentov. Vendar pa je skoraj nujno, da je strojna oprema za resnično varno delo in zagotavljanje doseganja predpisanih rokov hrambe akreditirana, torej popolnoma skladna s predpisi o varni hrambi.
Na prvi stopnji so dokumenti shranjeni na akreditiranem strežniku, na drugem nivoju pa je zelo dobro, da se avtomatično preslikava na zunanje diskovno polje (prav tako najbolje, da je akreditirano), ki zagotavlja menjavanje diskov v primeru odpovedi med samim delovanjem.

V tretjem nivoju, še posebej če želimo vzpostaviti popolnoma brezpapirno poslovanje, ki je v celoti skladno s predpisi in zahtevami zakonodajalca, pa izvajamo še tretji nivo avtomatičnega arhiviranja, ki je dislociran od naše lokacije in je popolnoma neodvisen od naše strojne in programske opreme.
Če povemo nekoliko metaforično, tudi če podjetje popolnoma poplavi, ali zgori, ali pa nam udar strele uniči cetno opremo, so vsi dokumenti na teh dislociranih lokacijah varno shranjeni in še vedno dostopni.

Šele temu lahko res rečemo varna e-hramba.


Angleška predstavitev in več informacij
o sistemski rešitvi ThereforeTM se nahaja tukaj, o sistemski rešitvi Docuware pa tukaj.Torej, akreditirane opreme, pa naj bodo to HP strežniki in diskovna polja, kot tudi dokumentni čitalniki (skenerji) in večnamenske naprave imamo na voljo v širokem izboru. Prav tako imamo na voljo programske rešitve oziroma še bolje povedano, sisteme za upravljanje z dokumenti, ter seveda tudi dovolj znanja in izkušenj na tem področju. Ker bomo predvidoma v letošnjem letu pripravili, uveljavili in na Arhivu RS potrdili notranja pravila, smo zagotovo najprimernejši partner za vaše potrebe prehoda na sodobno in zakonsko skladno elektronsko poslovanje.

Analiza, pregled in načrtovanje delovnih procesov (Workflow) za prehod na elektronsko poslovanje

Skupaj z naročnikom izdelamo popolno analizo trenutnega poslovanja in pripravimo modele, postopke in delovne procese za pretvorbo papirnih dokumentov v digitalne, pričetek upravljanja z digitalnimi dokumenti in kasneje za samo digitalno hrambo.

Natančno načrtovani postopki, ocena stanja, ocena tveganja in priprava postopkov je namreč predpogoj za izdelavo notranjih pravil, klasifikacijskega načrta, signirnega načrta ter pridobitevustreznih certifikatov Arhiva RS, ki v nadaljevanju omogoča prehod iz klasičnega papirnega, v digitalno upravljanje dokumentacije in njihovo zakonsko skladno e-hrambo.

Za bolj točne informacije v zvezi z vašimi potrebami nam lahko pošljete povpraševanje in dogovorili se bomo za neobvezen sestanek, kjer vam bomo vse še bolj podrobno predstavili.

On-line kontrola tiskalniških naprav pregled števcev ter servisna diagnostika

S programsko rešitvijo E-Maintenance omogočamo popolni nadzor nad napravami, predvsem tistimi za katere imamo sklenjene vzdrževalne pogodbe. Ta rešitev avtomatično pošilja vse podatke o stanju naprave, o statusih tonerjev, rezervnih delih, zastojih in vse ostale, tako da kot vaš serviser vemo kdaj bo potrebno opraviti na primer periodični servis ali kakšen drug poseg.