PERSONALNA MAPA
In zakaj jo moramo imeti!

Personalna mapa delavcev združuje na enem mestu vse potrebne podatke o zaposlenih. V njej se vodijo vsi podatki, ki so pomembni za izpolnjevanje pravic in obveznosti iz delovnega razmerja. Na ta način boste ravnali ne le v skladu z zakonodajo, ki ureja to področje, temveč boste imeli pregledno evidenco o vsakem zaposlenem.

Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti (ZEPDSV) natančno določa, katere evidence je potrebno voditi in katere podatke mora v evidence vpisovati delodajalec. To je obveznost vsakega delodajalca. V kolikor delodajalec ne vodi obveznih evidenc in ne vpisuje obvezne podatke v evidence v skladu z ZEPDSV, ga lahko doleti kazen:

Pravna oseba: globa od 1.251,88 do 4.172,93 EUR
Odgovorna oseba pravne osebe: globa od 208,59 do 415,54 EUR

KAKO UREDITI PRESONALNO MAPO?

DOKUMENTI PRED ZAPOSLITVIJO

Prijava potrebe po delavcu
Prošnja zaposlenega ter življenjepis (npr. razna dokazila o usposobljenosti kandidata, kot so diplome, spričevala, priporočila,…)
Kopija potrdila o izobrazbi
Izpis o obdobjih zavarovanja zaposlenega
Obrazec ER-28 (in Potrdilo nekdanjega delodajalca o koriščenju letnega dopusta in izplačilu regresa; slednje ni več obvezno, je pa priporočljivo)
Izjava o posredovanju osebnih podatkov
Kopija potrdila o višini prevoza na delo in izjava zaposlenega
Izjava zaposlenega o seznanjenosti z internimi akti družbe (vsak akt svoj podpis in datum)

DOKUMENTI POVEZANI S POGODBO O ZAPOSLITVI TER OBVEZNE IZJAVE

Predlog pogodbe o zaposlitvi (podatke o delavcu, ki so taksativno našteti v 13. členu ZEPDSV) in izjava o prevzemu predloga pogodbe
Podpisana pogodba o zaposlitvi (podatki o sklenjeni pogodbi o zaposlitvi, ki so taksativno našteti v 13. členu ZEPDSV) in izjava o prevzemu enega izvoda pogodbe o zaposlitvi
Prijava v obvezna socialna zavarovanja (M-1) in izjava o prejemu kopije prijave
Evidenca o delovnem dovoljenju, v kolikor gre za zaposlovanje tujca (podatki o delovnem dovoljenju delavca (tujci), ki so taksativno našteti v 13. členu ZEPDSV)
Aneksi

OSTALI DOKUMENTI POVEZANI Z DELOVNIM RAZMERJEM

Potrdilo o opravljenem usposabljanju iz varnosti in zdravja pri delu in požarne varnosti
Potrdilo o opravljenem zdravstvenem pregledu
Obvestila o priznanju pravice do porodniškega dopusta ter za nego in varstvo otroka
Odločba ZZZS, ZPIZ (npr. morebitne odločbe invalidskih komisij ipd.)
Obvestila o dolžini letnega dopusta za posamezno koledarsko leto
Odreditev nadurnega dela
Druge izjave, soglasja, obvestila

KRITERIJSKA MAPA

Poročilo o rezultatih psihometričnih testov
Testi strokovnih znanj
Ocene kompetenc
Poročilo o letnem razgovoru
Pogodbe ter potrdila o usposabljanjih in izobraževanjih

Pri vodenju evidenc mora delodajalec spoštovati določila Zakona o delovnih razmerjih (ZDR-1) in Zakona o evidencah na področju dela in socialne varnosti (ZEPDSV).

osebne podatke delavcev (in kandidatov) lahko zbira, obdeluje, uporablja in dostavlja tretjim osebam samo delodajalec ali delavec, ki ga delodajalec za to posebej pooblasti;
osebni podatki delavcev (in kandidatov), za zbiranje katerih ni več zakonske podlage, se morajo takoj izbrisati in nehati uporabljati.

Ni dovoljeno shranjevanje fotokopij osebnih dokumentov.!!!

ALI POTREBUJEMO DIGITALNO KADROVSKO MAPO?

Kot smo spoznali je delodajalec dolžan hraniti, dopolnjevati, brisati celo goro dokumentov.

Ročno upravljanje kadrovske mape je okorno in dolgotrajno.

Raziskave kažejo, da nam administrativne zadeve vzamejo več kot 3-4 ure na dan, kar pomeni upad produktivnosti.

b

PREDNOSTI DIGITALNE KADROVSKE MAPE

Vse stvari, ki ste jih počeli ročno, bo sedaj računalnik oz programska oprema delala namesto vas.
Dokumenti se ne bodo izgubljali,
Opomniki za opravila, ki jih morate zakonsko zadostiti,
Izboljša odzivni čas,
Preglednost nad Kadrovskimi zadevami,
GDPR skladnost,
Omejen dostop do Kadrovskih zadev,
Boljša izkušnja zaposlenih,

KAJ LAHKO NAREDIMO ZA VAS?

ZAPOSLOVNANJE IN IZBOR

Prosilce kateri ne zadoščajo minimalnim zahtevam razpisanega delovnega mesta, se avtomatsko zavrne in tako zmanjšajo časovno obremenitev delavca.

Onboarding proces oz. sprejem v službo

Priprava zaposlenega na novo delovno mesto- pogodbo, obrazci, delovna oprema, zdravniški pregled,….

Pozdravno pismo,
Podpis pogodbe
Predstavitev podjetja
Priprava IT pogodbe,
Zadolžitev opreme

Dopusti

Natančen pregled nad dopusti, nad prošnjo za dopust, sledljivost,…

Samodejno generira sporočilo
Zgodovina dopustov
Preostanek dopusta

Plačilne liste

Obveščanje zaposlenih o novem plačilnem listu. Pregled nad plačilnimi listi, potrjevanje plačilnih listov.

Potni nalogi

pregled nad potnimi nalogi, izplačilo potnih nalogov, odobritev potnih nalogov,…

Zadolžitev opreme

Popis opreme, ki jo ima delavec. Delavec digitalno podpiše prevzem delovne oprem. V procesu odpuščanja ima delodajalec seznam opreme katero je potrebno vrniti,…

Zdravniški pregled ter varstvo pri delu

Opomniki odgovorne osebe z vsemi informacijami. Pregled ali so bili vsi dokumenti ustrezno priloženi.

Ocena uspešnosti

Letni razgovori, mesečna ocena uspešnosti,…

Izobraževanje

Offboarding proces

Proces odpuščanja zaposlenega (izvedba primopredaje, dokumenti vezani na prekinitev pogodbe, prenos znanja,…)



PERSONALNA MAPAIn zakaj jo moramo imeti!